ARCHIVOS

Empezaré reflexionando que un historiador  que visita un archivo histórico ya sea de una institución universitaria, un archivo judicial o uno del Gobierno del Estado, estará entrando a un mundo muy diverso y complicado, y su tarea de investigación será igualmente difícil.

Estado de los documentos:

            La foliación de los documentos de un archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística y tiene dos finalidades:

                       - Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.).

        -Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

            La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

            La documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada (la de las oficinas, archivo central o archivo histórico), previamente ordenada (la ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que este de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción) y debe estar depurada (consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina).

            Los archivos constituyen la memoria colectiva de la acción del gobierno, en el caso de los archivos de las administraciones públicas, o de la actuación de la sociedad, en el caso de los archivos de empresas, eclesiásticos o de personas. El archivo es un ente vivo y útil en el que se reúnen los documentos para asegurar su conservación y garantizar un rápido servicios a los usuarios. Para que el archivo pueda realizar su cometido es necesario que la documentación que resguarda pueda ser localizada con facilidad y ello no será posible si no se clasifica y ordena.

Instrumentos de consulta:

            Para la elaboración de los instrumentos de consulta es necesario describir los documentos, una vez que estos han sido clasificados y ordenados, de acuerdo con la Norma Internacional de Descripción (ISAD), la descripción siempre se hará de lo general a lo particular. Existen diversos tipos de instrumentos de consulta: Guía general, Guía específica, Inventario y Catálogo.

            Las guías describen los fondos y las secciones; los inventarios las series documentales; y los catálogos las unidades archivísticas (expedientes) o las piezas documentales.

Estrategias de conservación:

El correcto almacenamiento y manipulación, es una estrategia de conservación preventiva que se plantea en el desarrollo del sistema integrado de conservación de acuerdo con la Ley General De Archivos.

            Es importante enfatizar que en los archivos puede implementarse el uso de diferentes diseños para las unidades de conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y uso de materiales en su elaboración.

            La limpieza y el saneamiento básico constituyen dos de las principales estrategias, dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación y de la conservación preventiva en nuestro país. La limpieza puntual de tomos, es una actividad de vital importancia dentro del procedimiento de conservación preventiva.

            En los archivos los historiadores encuentran una fuente inagotable para el desarrollo de sus investigaciones. Por otro lado el patrimonio documental es un recurso invaluable que respalda los derechos de los ciudadanos, los trabajadores, además fomenta la investigación de la cultura y el conocimiento de su historia nacional.

Tipo de información contenida (Temas y Períodos):

            La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:

Archivos de papeles de trabajo:

            Todas las asociaciones establecen un método propio para preparar, diseñar clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principalmente adopta el método de su asociación. Los conceptos comunes a todos los papeles de trabajo son:

Archivos permanentes:

            Tienen el objetivo de reunir los datos de naturaleza histórica relativos a la presente auditoría. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés continuo de un año a otro.

Archivos presentes:

Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoría, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos de ajuste y reclasificación y cédulas de apoyo.

Experiencia personal durante las visitas a los archivos históricos.

            Para acreditar la Actividad 15 de la materia de Introducción a las Ciencias Sociales de la carrera de Historia de la Universidad de Sonora, visité el Archivo Histórico de la Casa Jurídica del Estado de Sonora, La Hemeroteca y salón del Noroeste de la Universidad de Sonora y el Archivo General del Estado de Sonora.

            En la Casa Jurídica del Estado de Sonora se nota una gran diferencia con respecto a los demás archivos visitados, ya que en dicho establecimiento se cumplen con la mayoría de las normas y características propias para el buen almacenamiento y conservación de los documentos históricos.

En el caso del Archivo General del Estado de Sonora, la infraestructura se encuentra en buenas condiciones, tal parece que lo re modelaron hace poco tiempo, las instalaciones son cómodas, limpias  y su atención es muy amable (hablo de mi experiencia personal al visitarlo), pero lo que me sorprendió bastante es la poca cantidad de documentos históricos con los que cuentan, en una de sus salas principales solo contaba con un pequeño estante con documentos.

            Con respecto a la Universidad de Sonora, los acervos Históricos de su biblioteca y sala del Noroeste son riquísimos y abundantes, se nota que el personal que labora allí se esmera en la limpieza de las instalaciones, aunque su infraestructura en general se encuentra bastante deteriorada. Con respecto a la Hemeroteca del mismo edificio del Museo de la Universidad, ésta se encuentra en un estado muy deplorable, aquí si podemos decir que no se cumplen con varios puntos sobre la conservación y almacenamiento del material Histórico. Cualquier persona puede entrar sin ningún control previo y hacer uso como le plazca de los periódicos y revistas con los que se cuenta.

            Hablando en general la atención que obtuve del personal responsable de las instalaciones de los distintos archivos visitados fue muy amable y dispuesta a ayudarme en lo que les solicitara, en especial en el Archivo General del Estado de Sonora donde me dieron una visita guiada a pesar de faltar pocos minutos para terminar el horario laboral  (lástima que su horario de atención solo es de 8:00am – 3:00pm).

            Para terminar con mi actividad quisiera hacer notar la importancia de asignarle el cuidado debido a los archivos históricos con los que contamos tanto en nuestra ciudad como en todo el Estado de Sonora. Y que las instituciones encargadas de su administración implementen verdaderas políticas de conservación, cuidado y difusión del material tan importante con el que cuentan.

            Recordemos que los documentos históricos no son eternos, al estar hechos de celulosa (papel) tienen una vida material útil y si no tomamos medidas adecuadas para su manipulación y almacenamiento, estos acabarán destruyéndose mucho antes de lo que imaginamos. Gracias.

APUNTES Y FOTOS TOMADOS EN LAS VISITAS A LOS ARCHIVOS

ARCHIVO DE LA CASA JURÍDICA DEL ESTADO DE SONORA

La persona encargada de guiarnos por las instalaciones nos comentó que el archivo cuenta con:

-        -  Biblioteca especializada en Derecho.

-          -Librería de publicaciones oficiales que edita la Suprema Corte de Justicia.

-          -Acervo de compilación de leyes estatales y federales.

-          -Área de eventos

      Todo lo anterior relacionado con el Derecho.

Por otra parte, las tres fases de los archivos (las que atraviesa un documento dentro del archivo) son:

-Archivo Histórico: (con el que trabajamos en la sala de eventos) con documentos de 1832 a 1950.

-Archivo de concentración o Archivo Medio: data de 1951 en adelante.

-Archivo Reciente: del 2009 al 2014. Los tiene resguardado cada tribunal en su archivo del juzgado o del tribunal.

                En las instalaciones de la Casa Jurídica del Estado de Sonora se cuentan con los dos primeros archivos: el histórico y el de Concentración o Medio.

                Los documentos datan a raíz de la separación de Sonora con el Estado de Occidente (1831-1832).

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE SONORA

                Es una dependencia pública que forma parte de la Secretaría de Gobierno estatal y que es considerado como el acervo histórico y documental más importante de la región.

                Este archivo tiene su origen de creación cuando se dio la fragmentación política y definitiva entre Sonora y Sinaloa (en ese entonces constituían el Estado Unido de Occidente) en octubre 1831 a través del Acta Constitutiva federal y que Sonora tuvo como primera capital la ciudad de Hermosillo en ese mismo año. Es posible suponer que el archivo cambiara de sede durante el turbulento siglo XIX por cambios de capital a otras ciudades, como lo fueron Arizpe y Ures, esta última fue capital de manera continua de 1847 a 1879 cuando los poderes locales regresan a Hermosillo para quedarse definitivamente.

                Su acervo consta de:

-          Fondo Ejecutivo, es el más voluminoso y consultado; Prefecturas y Oficialía Mayor.

-          Fondo de Notarías: Fuente rica y poco explotada.

-          Sección del Boletín Oficial y otros periódicos.

-          Fondo de Títulos primordiales.

-          Otros tipos de materiales auxiliares para la investigación histórica.

BIBLIOTECA “FERNANDO PESQUEIRA”: HEMEROTECA Y SALA DEL NOROESTE DE LA UNIVERSIDAD DE SONORA.

Hemeroteca:

        Aquí podemos encontrar diarios de nuestra ciudad de Hermosillo del año 1970 hasta la actualidad (2014). Si necesitáramos consultar fechas más antiguas los bajan de la planta alta al salón de consulta de la hemeroteca. En este otro recinto al que solo tienen acceso los encargados de la hemeroteca se guardan las revistas y diarios que van de los años treintas a 1969.

Sala del Noroeste:

        El acervo bibliográfico de esta biblioteca consta de libros sobre Sonora y el Noroeste de México. Es importante comentar que como estudiantes de la Universidad de Sonora tenemos derecho al servicio de préstamo de libros  a domicilio, variando los días de préstamo según sea el caso y el tipo de libro.

Gracias